Benötigen Sie eine elektronische Unterschrift?

Die elektronische Unterschrift (auf Spanisch: firma electrónica oder certificado electrónico/digital) hat in den letzten Jahren im Privat- und Geschäftsleben, was den Kontakt mit spanischen Behörden angeht, stetig an Bedeutung gewonnen. Spanien ist bezüglich dem Einsatz von elektronischen Mitteln recht fortschrittlich. Heutzutage kann eine Privatperson fast alle Behördengänge online erledigen, ohne jemals persönlich bei dem jeweiligen Amt vorstellig zu werden.
Die Behörden drängen aus Kostengründen immer mehr darauf, alle erforderliche Korrespondenz und Zustellungen digital durchzuführen. Seit einigen Jahren werden Gesellschaften gesetzlich verpflichtet, ausschließlich auf dem elektronischen Wege mit den Behörden zu kommunizieren. Aber auch Selbständige werden inzwischen gezwungen über die elektronische Unterschrift mit dem Finanzamt und anderen Behörden in Kontakt zu treten. Bisher ist dies für Privatpersonen nicht verpflichtend, aber es ist eine Option.


Um gegenüber spanischen Behörden direkt online aufzutreten, benötigt man zunächst einmal eine eindeutige Identifikationsmöglichkeit. Dafür gibt es zum einen das Authentifikationsverfahren über ein Passwort und eine PIN, ein sogenannter Cl@ve, welcher in etwa wie das Online-Banking funktioniert. Man gibt zuerst ein Passwort ein und muss dann noch eine PIN einfügen, die man per SMS zugeschickt bekommt. Man benötigt also zwingend ein Handy. Hier der link: https://clave.gob.es/clave_Home/PIN24H.html

Die elektronische Unterschrift hingegen ist ein Zertifikat, das man auf dem Computer im Internetbrowser installiert und über die nationale Münzgesellschaft (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre) beantragt: https://www.fnmt.es/ceres. Dieses Verfahren wird normalerweise von Gesellschaften und Berufsträgern wie Steuerberatern und Rechtsanwälten genutzt.
Für den Erhalt der elektronischen Unterschrift und der Cl@ve-PIN, muss der Antragsteller persönlich einen Termin beim Finanzamt oder der Sozialversicherung wahrnehmen. Inzwischen kann man sich aber den Gang zu Behörde ersparen, wenn man das digitale Zertifikat gegen ein Entgelt über einen privaten Anbieter anfordert, eine Dienstleistung, die eine Reihe von Steuerberatern auf Ibiza seit geraumer Zeit anbieten.
Es gibt eine Vielzahl von Verwendungsmöglichkeiten der elektronischen Unterschrift, so dass es in einem zweiten Schritt notwendig ist, sich bei der jeweiligen Behörde anzumelden. Man kann vom Computer aus Steuererklärungen einreichen, Anträge bei Behörden stellen und Widersprüche einlegen (beispielsweise bei den Rathäusern), man kann sich bei der gemeindlichen Meldebehörde ummelden und auch das Katasteramt einsehen. Die elektronische Unterschrift erleichtert die Kommunikation mit dem Finanzamt: Man kann seine Referenznummer für die Einkommenssteuer generieren und Steuerklärungen aller Art einreichen. Des Weiteren eignet sich die Unterschrift dafür, einen Dritten zu bevollmächtigen oder eine Prozessvollmacht online zu unterschreiben. Diese Auflistung von Anwendungsfällen ist nicht abschließend und jede Behörde handhabt die Anmeldung unterschiedlich.

Privatpersonen, insbesondere Nichtresidente, die auf Ibiza eine Immobilie besitzen, können sich auf diese Weise problemlos elektronisch ausweisen und als Immobilieneigentümer gibt es eine Reihe von steuerlichen Vorgängen, die man im Laufe des Jahres erledigen muss (Bezahlung der Grundsteuern, Kfz-Steuern etc.). Allerdings entsteht mit der Anmeldung die Pflicht, regelmäßig nachzuschauen, ob eine elektronische Zustellung von Seiten einer Behörde vorliegt. Diese wird üblicherweise per E-Mail von der Behörde angekündigt. Man sollte sich also im Klaren darüber sein, dass das Finanzamt und andere Behörden diese digitale Zustellungsform als verbindliche Zustellung nutzen können und damit Fristen beginnen zu laufen.
Das klingt auf den ersten Blick kompliziert und wenn ein Nichtresidenter Immobilieneigentümer sich nicht selbst um diese regelmäßige Kontrolle kümmern möchte, kann er einen Steuerberater oder Rechtsanwalt damit beauftragen.