Selbst ein juristischer Laie kennt die Bedeutung des Grundbuchs beim Immobilienkauf auf Ibiza. Was in diesem öffentlich geführten Register an Informationen über eingetragene Immobilien und Grundstücke steht, genießt den öffentlichen Glauben („fé publica“), kann, anders als privatschriftliche Immobilienkaufverträge, jedem Dritten entgegengehalten werden und steht jedermann ohne Einschränkungen zur Verfügung. 

Bereits mit der Angabe des Namens eines Immobilieneigentümers ist es einem Berater in der Regel möglich, in kürzester Zeit einen sog. einfachen Grundbuchauszug („nota simple“) der entsprechenden Immobilie zu besorgen. Der vollständige historische Grundbuchauszug („certificación“) ist jedoch im Gegensatz zur „nota simple“ nicht ganz so einfach zu lesen. Eintragungen, wie der Kauf oder Verkauf einer Immobilie oder die Bestellung oder Löschung einer Hypothek, werden fortlaufend hintereinander eingetragen. Des Weiteren sind die Randvermerke („notas marginales“) zu beachten. Da im Grundbuchamt keine Urkunden aufbewahrt werden, müssen die dem Grundbuch präsentierten Urkunden dem wesentlichen Inhalt nach direkt in das Register eingetragen werden. Das macht die historischen Grundbuchauszüge sehr umfangreich und recht unübersichtlich. 

Pläne werden im Grundbuch nicht geführt. Angaben zur Lage, Größe und Grenzen eines Grundstücks erfolgen nach den jeweiligen örtlichen Gegebenheiten wie zum Beispiel Straßenangaben oder anhand der Namen der Grundstücksnachbarn und sind dadurch nicht immer sehr präzise. Besonders bei einem nicht erschlossenen Grundstück („rustico“) lohnt es sich vor dem Erwerb einen Vermesser („topografo“) mit der genauen Vermessung des Grundstücks zu beauftragen und diesen topografischen Plan sogar als Anlage dem Vertrag beizufügen. In Spanien gibt es zwar ein bei den jeweils zuständigen Gemeinden angesiedeltes Katasteramt („catastro“), welches aber in der Regel keine wirklich verlässlichen Pläne hat. Seit einer Gesetzesänderung verlangt das Grundbuchamt bei notariellen Neubauerklärungen eine von einem Topografen gefertigte CD-ROM, welche die wichtigsten Eckdaten und die genaue Standortbestimmung der Immobilie („coordenadas georreferenciadas“) enthält.

Der Notar und der Grundbuchrichter (im folgenden „Registrador“) sind auf Ibiza die entscheidenden Funktionsträger bei dem Eintragungsvorgang: Der Notar beurkundet die Erklärungen der Parteien und der Registrador nimmt die Eintragung im Grundbuch vor. Der Registrador ist verpflichtet jede vom Notar protokollierte Urkunde formal, materiell und inhaltlich zu prüfen. Hat der Registrador etwas an der ihm vorgelegten Urkunde auszusetzen, kann er die Eintragung verweigern und einen Vermerk („calificación“) verfassen, in dem er die genauen Gründe angibt, weshalb er die Eintragung vorläufig verweigert. Üblicherweise können die vom Registrador festgestellten Mängel behoben werden. Je nach Sachlage muss der Notar jedoch nochmals eingeschaltet werden und eine Ergänzungsurkunde fertigen, mit welcher die vom Registrador festgestellten Mängel behoben werden.

Der spanische Notar muss vor der Protokollierung eines Immobilienkaufvertrages beim zuständigen Grundbuchamt einen aktuellen Grundbuchauszug der Finca bestellen. Ab Zusendung der aktuellen „nota simple“ durch das Grundbuchamt beginnt eine 10-tägige Frist zu laufen, welche einer Grundbuchsperre gleichkommt. Sollte innerhalb dieser 10 Tage der notarielle Kaufvertrag nicht beurkundet werden, verfällt der vom Notar beantragte Grundbuchauszug. Leider haben die Notare aber anders als beispielsweise beim Handelsregister keinen tagesaktuellen Zugriff auf die im Grundbuchamt vorhandenen Daten, sondern sind hier auf die Zusammenarbeit mit dem Grundbuchamt angewiesen. Nach der Beurkundung informiert der Notar das Grundbuchamt umgehend über die Immobilienübertragung und es beginnt eine neue Sperrfrist von 60 Tagen zu laufen, innerhalb welcher der Käufer die Urkunde nach Zahlung der Steuern beim Grundbuch einreichen kann. •