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Documentos que se pueden formalizar ante notario por videoconferencia

Armin Gutschick & Anja Sämann-Gutschick

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También en Ibiza la digitalización avanza imparablemente y facilita considerablemente el trabajo de los abogados internacionales. La Ley 11/2023 de 9 de mayo de 2023 introduce innovaciones importantes en el ámbito del Derecho Mercantil y de Sociedades. Especialmente interesante es que desde el 9 de noviembre de 2023 exista la posibilidad de firmar algunas escrituras notariales en España por videoconferencia. Esta opción permite a clientes extranjeros realizar gestiones ante un notario español sin estar presente físicamente. Esta Ley, traspuesta de una Directiva de la UE, permite además la firma electrónica de las certificaciones de acuerdos sociales y su elevación a público ante notario. 

Sin embargo, la lista de las escrituras notariales que pueden ser tramitadas íntegramente online no incluye la elevación a público de contratos de compraventa o de préstamos ni la de testamentos.
Esto se debe a razones de prudencia ya que una de las funciones esenciales del notario es comprobar que la persona firmante otorga la escritura libremente y sin ser obligada a ello. En una videoconferencia no se puede detectar el estado de ánimo de la persona que se ve en pantalla.
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El otorgamiento de poderes, en cambio, podrá realizarse mediante videoconferencia con un notario español, siempre y cuando no se trate de poderes generales, sino de poderes para la gestión de un asunto concreto. Hay que señalar las diferencias que hay entre las escrituras de apoderamiento españolas y las de otros países comunitarios como p.ej. Alemania. Aquí algunos ejemplos: 

Según el Derecho alemán, los poderes son válidos incluso después de la muerte del poderdante. El Derecho español, al contrario, establece expresamente que el poder se extingue con la muerte del poderdante (véase art. 1732 nº 3 del Código Civil). Fallecido el poderdante alemán, el poder otorgado en Alemania solo tendrá eficacia en España si se establece expresamente que se rige por el Derecho alemán. Sin embargo, por regla general, para un notario español no bastará con la elección del derecho aplicable. Se negará a autorizar la escritura ya que el apoderado deberá acreditar el contenido y el alcance del Derecho alemán mediante un dictamen jurídico.

En Alemania, un poder general se suele redactar de forma muy concisa y en asuntos patrimoniales el texto se limita a una sola frase: “Otorgo poderes generales a Don/Doña XY para que me represente sin limitación alguna en todos los asuntos financieros y jurídicos.“ Con un poder general español, al contrario, solo se confieren facultades para gestionar asuntos administrativos (según art. 1713 del Código Civil). Se necesita un poder especial para comprar, vender o gravar un inmueble o realizar otros actos de disposición. En España, un poder general faculta para la administración, pero no para la disposición de bienes. Para los actos dispositivos hacen falta poderes que especifiquen exactamente el objeto y el alcance del negocio jurídico. 
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En España, los poderes se otorgan, prácticamente sin excepción, ante notario. Esto es de aplicación incluso para los poderes procesales de los abogados. Probablemente, esto se deba a que según el Derecho español los poderes privados no constituyen una prueba de la fecha del otorgamiento mientras que un acta notarial acredita de forma indiscutible la fecha cierta. El apoderado debe tener necesariamente un NIE.

A la hora de otorgar poderes con arreglo a Derecho español, se ha de tener en cuenta lo siguiente: En todo caso, se debería limitar la duración, se debería determinar si el apoderado podrá celebrar negocios jurídicos consigo mismo (autocontratación) y si le confiere la facultad de delegar poderes. Además, si se nombra a varios apoderados, habrá que aclarar de antemano si actuarán de forma mancomunada o solidaria, y por otra parte, si un solo apoderado podrá representar a varios poderdantes a la vez (múltiple representación). 

A pesar de que persistan diferencias jurídicas entre los países comunitarios, los cambios mencionados al principio influirán notablemente en nuestra forma de trabajar. La posibilidad de firmar ciertos documentos sin tener que estar presente físicamente y los certificados electrónicos abren nuevos caminos para una autorización notarial más eficiente y acorde con nuestros tiempos. 

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