¿Para qué se necesita un certificado digital?

En los últimos años, el certificado digital, también conocido como firma electrónica, ha ido cobrando cada vez mayor importancia tanto en la vida privada como en la profesional para comunicarse con las Administraciones Públicas. En España está bastante avanzado el uso de los medios electrónicos. Hoy en día se pueden realizar casi todos los trámites administrativos online, sin tener que personarse en las respectivas oficinas.

Para abaratar costes, las Administraciones Públicas imponen cada vez más que la correspondencia y las notificaciones se efectúen por medios electrónicos. Desde hace unos años, las sociedades están obligadas a comunicarse exclusivamente por vía electrónica con los organismos oficiales. Ahora también los autónomos tienen que utilizar el certificado digital para ponerse en contacto con la Agencia Tributaria y otros organismos. Hasta la fecha, no es obligatorio para particulares, pero disponen de esta opción.




Para intervenir directamente ante las Administraciones Públicas, lo primero que se necesita es un medio que permita identificarse de forma inequívoca. Para ello existe, por un lado, el sistema de identificación y autenticación llamado Cl@ve que se basa en una contraseña y un PIN y que funciona más o menos como la banca online. Primero se introduce la contraseña y luego el PIN que se recibe por SMS. Por lo tanto, es imprescindible tener un móvil. El siguiente enlace te lleva a la página del sistema Cl@ve: https://clave.gob.es/clave_Home/PIN24H.html

Por otro lado, está la firma electrónica, que es un certificado que se importa y se guarda en el almacén de certificados del ordenador o del navegador. Se solicita a través de la Web de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre: https://www.fnmt.es/ceres. Este sistema es el que utilizan normalmente las empresas y los profesionales como asesores fiscales o abogados.

Para obtener el certificado digital o la Cl@ve-PIN, el solicitante tiene que acudir personalmente a la Agencia Tributaria o a la Seguridad Social. Se puede evitar esta gestión solicitando el certificado a través de una empresa acreditada, lo que conlleva un coste. En Ibiza hay varios asesores fiscales que ofrecen este servicio desde hace tiempo.

Puesto que existen muchos usos posibles de la firma electrónica, es necesario registrarse en las respectivas Administraciones. Desde el ordenador se pueden entregar declaraciones de impuestos, presentar solicitudes y recursos (por ejemplo en ayuntamientos), empadronarse en el municipio de residencia o consultar el catastro. La firma electrónica facilita la comunicación con la Agencia Tributaria: se puede generar el número de referencia personal para el IRPF y presentar todo tipo de declaraciones de impuestos. Además, sirve para otorgar poderes a terceros o firmar un poder procesal online. Por supuesto, este listado no abarca todos los múltiples usos que se pueden dar al certificado digital. Cada organismo gestiona el registro a su manera.




Así, particulares y especialmente no residentes que tienen una propiedad en Ibiza pueden identificarse sin problemas electrónicamente - y hay bastantes trámites fiscales que el propietario de un inmueble debe atender a lo largo del año (el pago del IBI, el Impuesto de Circulación, etc.). No obstante, al registrase se crea la obligación de comprobar periódicamente si ha llegado una notificación electrónica de alguna Administración Pública. Por lo general, suelen avisar de antemano por correo electrónico. Hay que ser consciente de que tanto la Agencia Tributaria como otros Organismos Oficiales podrán utilizar este sistema para enviar notificaciones fehacientes y que, por lo tanto, con su llegada empezarán a contar los plazos.

Puede parecer complicado a primera vista, pero si un propietario no residente de un inmueble no quiere ocuparse del control periódico, podrá encargar este cometido a un asesor fiscal o un abogado.